05 Astuces avec son Smartphone Pour Plus d'Efficacité au Travail

Qui n’a pas observé autour de soi des collaborateurs qui oublient les rendez-vous, qui ont des multiples agendas. D’autres, ont les détails de leurs rendez-vous sur des bouts de papier affichés partout… des pratiques qui n’assurent pas le maximum d’efficacité n’est-ce pas ?

De nos jours, les agendas électroniques sont synchronisés avec les outils mobiles (Smartphones, Tablettes…) et intègrent des mises à jour en temps réel. C’est pourquoi, le professionnel moderne et efficace a compris que son smartphone est l’outil le plus fiable pour s’organiser au quotidien.

1 : Notez tout dans l’agenda de votre smartphone

Les entretiens et réunions, les rendez-vous récurrents, les moments pour soi. Les taches, les jalons et relances à effectuer. Les éléments liés à la préparation des réunions et les réunions en elles-mêmes… Tout doit-être intégré dans votre agenda électronique quand vous êtes au travail.

Ces éléments aussitôt intégrés, spécifiez si vous devez les effectuer seul, à court terme où à long terme ; spécifiez les budgets temps en relation avec votre charge de travail, spécifiez le lieu (bureau, internet, extérieur, salle…), spécifiez les simples invités et/ou les collaborateurs… Bref, TOUT !

2 : Regroupez les informations dans l’agenda de votre smartphone

Les rendez-vous et réunions peuvent souvent nécessiter des documents importants, le visionnage d’une ou des vidéos, le rapport ou les indications de précédents mails…intégrez les en pièces jointes ou transformez un email reçu en rendez-vous (mon préféré).

Plus important également, dans la zone des commentaires, intégrez vos idées au fur et à mesure, copiez des liens ou articles pour vous informer et vous resituer dans le contexte le moment venu.

3 : Privilégiez un type d’affichage ou un rappel hebdomadaire dans l’agenda de votre smartphone

Vous devez avoir un affichage ou une vue hebdomadaire ainsi, vous allez mieux repérer les dates fatidiques et gérer mieux vos priorités. Cela vous permettra aussi d’accepter de nouveaux engagements en tout  état de connaissance de votre planning.

Il serait aussi important de faire des rappels (notifications, emails) pour vous créer le BON stress utile à votre productivité.

4 : Créez des catégories en couleur dans l’agenda de votre smartphone, 

Cette méthode vous permettra de faire une évaluation de votre temps ou de votre charge de travail plus facilement. Ainsi, vous pourrez savoir ce qui vous prend le plus de temps et d’énergie.

Cela vous permettra aussi de visualiser rapidement vos temps de pause et la masse de travail journalier.

5 : Optimisez avec les options de collaboration de votre agenda

Invitez vos partenaires de travail (dans ou hors de votre organisation) directement avec une proposition de rendez-vous électronique dans laquelle vous mettrez un commentaire clair et précis pour les cadrer efficacement .

Je vous suggère de partager et afficher les calendriers de vos collègues ou de travailler ensemble sur un calendrier unique afin de toujours trouver les bons horaires et d’améliorer ainsi la gestion du temps de votre équipe toute entière.

 

C’était 05 astuces avec son smartphone pour avoir plus d’efficacité au travail et pour une organisation personnelle ou collective plus efficace. Je vous conseille l’outil simple, utile et gratuit AGENDA de Google pour bien commencer.

Vous avez aimé cet article ? N’en restons pas là, aimez, partagez et contactez-moi pour en discuter (J’aime partager avec d’autres professionnels !). Vous pensez que j’ai oublié une étape capitale que vous utilisez au quotidien et tout aussi performante que celles ci-dessus citées ? Merci de me le partager en commentaires.

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